As reuniões de forma remota estão crescentemente se tornando necessárias. Elas são uma prática cada vez mais comum para otimizar o tempo e reduzir gastos! Com as videoconferências, as empresas passaram a agilizar suas decisões.

Ver seus colegas frente a frente, mesmo que virtualmente, cria uma sensação de conexão e traz mais confiança, melhora o trabalho em equipe e estreita relacionamentos.

Porém, ao falar em fazer uma videoconferência, ainda mais com membros da equipe em home office, muitos colaboradores têm a sensação de dia de trabalho perdido. Na verdade, muitas vezes é difícil de lembrar a última vez que a reunião foi realmente produtiva, não é?

Pensando nisso, apresentamos dicas para realizar uma reunião online efetiva e tudo que os gestores devem fazer para ter os melhores aproveitamentos! Boa leitura!

Planejamento

Primeiramente, um bom gestor não começa nada sem planejamento! Organizar um cronograma a ser seguido e definir previamente os feedbacks que serão dados e as novidades que serão repassadas é indispensável. Liste os objetivos de cada reunião e garanta que toda a tecnologia funcione antes do início da reunião, desde a conexão à Internet até os microfones. 

Ao comunicar mudanças na empresa, novos procedimentos internos, reestruturações do setor etc., evite que seja no final do expediente, pois é um período em que as pessoas estão menos produtivas, visto que já estão cansadas mentalmente de um longo dia de trabalho.

Reuniões curtas de até 30 minutos são o ideal, pois não tomam muito tempo dos envolvidos e eles não precisam parar ou até mesmo atrasar as atividades nas quais estão envolvidos. Outro ponto importante é não permitir a entrada de atrasados no decorrer da reunião!

Mantenha o foco

Com o objetivo de minimizar as chances de distrações, conversas paralelas, pessoas dispersas na videoconferência e uma possível superlotação na plataforma digital onde ela será realizada, incluir somente quem está envolvido com a pauta é importante. Selecione cuidadosamente os participantes, para não gerar desconforto e incômodo generalizado.

Use recursos visuais, compartilhamento de tela e outras ferramentas colaborativas para ajudar a aumentar o envolvimento. Além disso, para estar 100% presente, envolvido e participativo nesse momento, é necessário manter a concentração. Isso afeta a sua performance frente a sua equipe, interfere na produtividade do trabalho e ainda gera ruídos de comunicação com os demais.

Dê o seu máximo em cada reunião e torne-as mais proveitosas para o surgimento de novas ideias e estratégias que possam alavancar o sucesso e o crescimento da organização!

Elabore um relatório

Ao término de cada reunião, disponha uma ata para encaminhar a todos os participantes que estavam (ou deveriam estar) presentes. Uma dica é utilizar de imagens, infográficos e disponibilizar documentos para os participantes de sua conferência online.

Assim, você evita falhas de comunicação posteriores e eventuais pendências de atividades ou obrigações.

Conte com a MegUp para te ajudar nesse momento!

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